Einführung von Redaktionssystemen

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl, Implementierung und Optimierung moderner Redaktionssysteme. Vom ersten Konzept bis zur erfolgreichen Einführung begleiten wir Sie mit praxisnaher Beratung – für effiziente Workflows, konsistente Inhalte und nachhaltige Prozessverbesserungen in Ihrer Technischen Dokumentation.

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Warum ein Redaktionssystem? Ihre Vorteile im Überblick

Effizientere Erstellung von Inhalten
Konsistente Inhalte dank Modularisierung
Wiederverwendbarkeit von Inhalten steigern
Pflegeaufwand von Inhalten reduzieren
Bessere Zusammenarbeit im Team

So begleiten wir Sie bei der Einführung

Analyse Ihrer Anforderungen
Systemwahl nach Ihren Anforderungen
Pilotphase & Testlauf
Schulung Ihrer Mitarbeitenden
Go-Live & Support
Dokumentanalyse, Person tippt auf einem Laptop.

So begleiten wir Sie bei der Einführung

Analyse Ihrer Anforderungen
Systemwahl nach Ihren Anforderungen
Pilotphase & Testlauf
Schulung Ihrer Mitarbeitenden
Go-Live & Support

Praxisbeispiel

Erfolgreiche Einführung bei einem mittelständischen Kunden

Ausgangslage

Ineffiziente Arbeitsweise und hoher manueller Aufwand in einem veralteten System.

Herausforderung

Veraltete Inhalte, fehlende Transparenz und langsame Abstimmungen führten zu Verzögerungen.

Lösung

Einführung eines Redaktionssystems das alle Anfordungen erfüllt.

Ergebnis

30% weniger Aufwand in der Erstellung von Inhalten und effizientere Prozesse.

30 % weniger Aufwand in der Dokumentationserstellung

Warum mit uns?
Ihre Vorteile mit mt-redaktion

Als erfahrene Partner im Maschinen- und Anlagenbau wissen wir genau, worauf es bei der Einführung von Redaktionssystemen ankommt. Mit mehr als 8 Jahren Projekterfahrung unterstützen wir Sie von der Analyse bis zur erfolgreichen Implementierung – praxisnah, effizient und herstellerunabhängig. Unser Full-Service-Ansatz sorgt dafür, dass Sie alle Leistungen aus einer Hand erhalten und Ihre Technische Dokumentation zukunftssicher aufstellen.
  • 8 Jahre Erfahrung
  • Branchenfokus
  • Full-Service
  • 8 Jahre Erfahrung
  • Branchenfokus
  • Full-Service

Partner & Kunden, die uns vertrauen.

Sind Sie bereit, Ihre Technische Dokumentation auf das nächste Level zu heben?

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Was ist ein Redaktionssystem?

Ein Redaktionssystem ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Technische Dokumentation effizienter und strukturierter zu erstellen, zu verwalten und zu pflegen. Im Gegensatz zu klassischen Textverarbeitungsprogrammen verfolgt ein Redaktionssystem einen modularen Ansatz: Inhalte werden in kleine, wiederverwendbare Bausteine (Module) zerlegt, die flexibel in unterschiedlichen Dokumenten kombiniert werden können.

Dies bietet besonders im Maschinen- und Anlagenbau große Vorteile. Häufig müssen ähnliche Texte, Warnhinweise oder Abbildungen in mehreren Betriebsanleitungen genutzt werden. Mit einem Redaktionssystem lassen sich diese Module zentral verwalten und Änderungen automatisch in allen betroffenen Dokumenten aktualisieren.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Unterstützung von Prozessoptimierungen. Durch definierte Workflows und Freigabeprozesse wird sichergestellt, dass nur geprüfte Inhalte veröffentlicht werden. Dies steigert nicht nur die Qualität der Dokumentation, sondern reduziert auch die Zeit- und Kostenaufwände im gesamten Erstellungsprozess.

Zu den Funktionen moderner Redaktionssysteme zählen:

  • Verwaltung von Textbausteinen, Bildern und Metadaten
  • Unterstützung für Mehrsprachigkeit und Übersetzungsmanagement
  • Ausgabe in verschiedene Formate (z. B. PDF, HTML, …)
  • Integration in bestehende Systeme wie PIM oder ERP

 

Passende Redaktionssysteme gibt es für jede Anforderung. Egal ob für kleine oder mittelständische Unternehmen, ob für kleine oder große Redaktionsteams, ein passendes Redaktionssystem gibt es für jede Anforderung. Wir beraten Sie herstellerunabhängig bei der Auswahl und begleiten Sie bei der erfolgreichen Einführung – von der Bedarfsanalyse bis zum Go-Live.

Mit einem professionellen Redaktionssystem legen Sie den Grundstein für eine zukunftssichere und effiziente technische Dokumentation.

Häufig gestellte Fragen: Einführung von Redaktionssystemen

Die Kosten hängen von mehreren Faktoren ab: Systemwahl, Betriebskosten, Anzahl der Nutzer, Erst-Einrichtung und notwendige Anpassungen. Wir erstellen gerne ein individuelles Angebot, das genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Die Implementierung dauert je nach Komplexität und Variantenvielfalt zwischen 3 und 12 Monaten. Dazu zählen Analyse, Systemauswahl, Pilotphase, Schulung der Mitarbeitenden und Go-Live. Mit einem erfahrenen Partner wie uns lassen sich viele Schritte parallelisieren und beschleunigen.

Ob sich ein Redaktionssystem lohnt hängt von Ihren Produkten und den dazugehörigen Anleitungen ab. Die Frage ist daher nicht pauschal beantwortbar. Ein Redaktionssystem erleichtert Ihnen aber grundsätzlich den Pflegeaufwand Ihrer Anleitungen, erhöht die Konsistenz und Qualität Ihrer Anleitungen und sorgt für ein effizienteres Arbeiten.

Es gibt einige Anbieter von Redaktionssystemen bzw. genauer gesagt CCMS-Systemen. Die Grundfunktionen, also der Ansatz der Modularisierung und Wiederverwendbarkeit von Inhalten, sind überall gegeben. Daher ist es ratsam zu definieren, welche Anforderungen Sie haben, was Ihnen für Ihren Arbeitsalltag wirklich wichtig ist, um diese Themen bei den Anbieter anzusprechen. Dann können Sie entscheiden, welcher Anbieter das beste Gesamtkonzept für Sie bietet.

Die mt-redaktion GmbH hilft Ihnen bei der Suche nach dem passenden System und begleitet Sie von der Implementierung bis zur erfolgreichen Einführung.

Die Einführung eines Redaktionssystems lässt sich in 5 übergeordneten Schritten einteilen.

  1. Beschaffung und Installation des Systems: Das System wird aufgesetzt, Rechte und Nutzer werden angelegt und Zuständigkeiten werden verteilt.
  2. Konzeptionierung: Bevor Sie Inhalte migrieren oder erstellen benötigen Sie einen Fahrplan. Das bedeutet, dass ein Konzept zur Strukturierung, Modularisierung und den Metadaten ausgearbeitet werden muss.
  3. Schulung: Die Technischen Redakteure werden geschult um mit dem System arbeiten zu können.
  4. Migration der Inhalte: Nun beginnt die Migration bzw. die Inhaltserstellung. Es macht Sinn, nicht einfach wahllos die vorhandenen Daten zu migrieren, sondern diese Daten zu hinterfragen und aufzubereiten.
  5. Tagesgeschäft: Jetzt geht es zur Tagesordnung. Im eigentlichen Tagesgeschäft muss nun geprüft werden ob das Sytem läuft wie es laufen soll, oder ob es Anpassungen benötigt.

Wir begleiten Sie von der Auswahl bis zur erfolgreichen Einführung.

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