Bei der Wahl eines Dienstleisters für Technische Dokumentation sollten Sie vor allem auf Kenntnisse relevanter und aktueller Richtlinien und Normen, sowie Branchenerfahrung, konkrete Umsetzungskompetenz, Prozessverständnis und Referenzen achten. Ein guter Anbieter liefert nicht nur Text, sondern versteht Ihr Produkt, kennt die relevanten rechtlichen Anforderungen und liefert Informationen, die rechtssicher, verständlich und wiederverwendbar sind.
Im Folgenden gehen wir die wichtigsten Auswahlkriterien im Detail durch.
1. Richtlinien- und Normenkenntnisse
Technische Dokumentation ist kein reines Textprodukt – sie ist Teil der Konformitätsbewertung eines Produkts. Ein seriöser Dienstleister kennt einschlägige Normen wie die DIN EN IEC/IEEE 82079-1 (Erstellen von Nutzungsinformationen) sowie die für Ihr Produkt relevanten Richtlinien und Gesetze. Fragen Sie gezielt nach:
- Welche Normen wendet der Anbieter standardmäßig an?
- Wie hält er sich über Normenänderungen auf dem Laufenden?
- Kann er Beispiele nennen, wie Normkonformität konkret geprüft wird?
Fehlt dieses Wissen, drohen im Ernstfall rechtliche Risiken – etwa bei Produkthaftungsfragen oder CE-Kennzeichnung.
2. Branchen- und Produkterfahrung
Ein Dienstleister, der bereits in Ihrer Branche gearbeitet hat (z. B. Maschinenbau, Anlagenbau, Elektrotechnik), versteht technische Zusammenhänge schneller und stellt gezieltere Rückfragen. Das spart Abstimmungsaufwand und reduziert Fehlerquellen in der Dokumentation erheblich. Achten Sie auf:
- Referenzprojekte aus verwandten Branchen
- Verständnis für branchentypische Risiken und Anforderungen
- Erfahrung mit ähnlichen Produkttypen
3. Konkrete Handlungsempfehlungen statt reiner Analyse
Manche Anbieter liefern lediglich eine Bestandsaufnahme oder ein theoretisches Analyse, ohne klare nächste Schritte. Besser ist ein Dienstleister, der aus einer Analyse konkrete, priorisierte Handlungsempfehlungen ableitet: Was fehlt, was ist normwidrig, was sollte zuerst überarbeitet werden?
4. Prozessverständnis statt Einzelmaßnahme
Technische Dokumentation entsteht nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel mit Entwicklung, Konstruktion und klaren Prozessen. Ein guter Dienstleister schaut sich deshalb nicht nur einzelne Dokumente an, sondern auch die dahinterliegenden Abläufe – von der Informationsbeschaffung bis zur finalen Freigabe. Das deckt oft zusätzliches Optimierungspotenzial auf, das über das einzelne Dokument hinausgeht.
5. Verständlichkeit und Nutzerfreundlichkeit
Normkonformität allein reicht nicht. Ihre Technische Dokumentation muss für Ihre Zielgruppe (z. B. Servicetechniker, Endkunden) verständlich sein. Fragen Sie nach der Methodik zur Prüfung von Sprache, Struktur und Lesbarkeit, und ob der Anbieter auch die Wiederverwendbarkeit von Inhalten (Modularität) berücksichtigt.
6. Flexibilität: Analyse und Umsetzung aus einer Hand
Manche Situationen erfordern nur eine Bewertung Ihrer vorhandenen Dokumente, andere direkt die Überarbeitung dieser Dokumente. Ein Dienstleister, der beides anbieten kann, Analyse und optionale Umsetzung, erspart Ihnen die Suche nach einem zweiten Anbieter und sorgt für Kontinuität im Projekt.
7. Nicht nur auf den Preis schauen
Der günstigste Anbieter ist nicht automatisch die beste Wahl. Ein niedriger Preis geht häufig auf Kosten von Qualität, Sorgfalt oder Prozesssicherheit – mit entsprechenden Folgekosten, wenn Dokumentationen nachgebessert oder rechtlich beanstandet werden. Entscheidender als der reine Stundensatz sind:
- Qualität und Vorgehen: Wie strukturiert arbeitet der Dienstleister, welche Qualitätssicherung steckt hinter der Umsetzung?
- Kommunikation: Gibt es feste Ansprechpartner, klare Abstimmungswege und transparente Zeitpläne?
- Leistungsumfang: Was genau ist im Angebot enthalten – nur Text, oder auch Bildbearbeitung, Layout, Normprüfung und Revisionen?
- Erwartbares Ergebnis: Was können Sie am Ende konkret erwarten – eine fertige, freigabefähige Anleitung bzw. Technische Dokumentation oder nur einen Entwurf?
Ein transparentes Angebot, das diese Punkte klar benennt, ist meist ein besserer Indikator für die tatsächliche Leistungsfähigkeit als der Preis allein.