Wer eine unvollständige Maschine in Verkehr bringt, kommt an der Einbauerklärung nicht vorbei. Sie ist nach der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG Pflicht und begleitet jede unvollständige Maschine, die für sich allein noch keine eigenständige Maschine bildet, sondern erst durch den Einbau in eine vollständige Maschine ihre Funktion erfüllt. Ausgestellt wird sie vom Hersteller, der damit dokumentiert, welche Sicherheitsanforderungen bereits eingehalten wurden. Fällig wird sie also immer dann, wenn Sie eine solche unvollständige Maschine ausliefern – ohne dieses Dokument ist das rechtlich nicht zulässig.
Das Wichtigste zusammengefasst
- Eine Einbauerklärung ist ein Pflichtdokument nach Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (Artikel 13, Anhang II Teil 1 Abschnitt B) für unvollständige Maschinen.
- Sie ist notwendig, sobald eine unvollständige Maschine in Verkehr gebracht wird – die vollständige Maschine erhält stattdessen eine Konformitätserklärung.
- Eine unvollständige Maschine erhält keine CE-Kennzeichnung.
- Pflichtinhalte sind u. a. Anschrift des Herstellers, eindeutige Bezeichnung, angewandte grundlegende Anforderungen und die technischen Unterlagen nach Anhang VII Teil B.
- Fehlerhafte oder fehlende Einbauerklärungen können zu Lieferverzögerungen und Haftungsrisiken führen.
Damit Ihre Einbauerklärung rechtssicher und richtlinienkonform ist, lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen. Genau hier unterstützen wir von der mt-redaktion Sie: Wir erstellen Einbauerklärungen für unvollständige Maschinen, die alle relevanten Inhalte aus der Maschinenrichtlinie erfüllen und nehmen Ihnen den Abstimmungsaufwand zwischen Entwicklung, Konstruktion und Dokumentation ab.
Was eine Einbauerklärung rechtlich bedeutet
Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG unterscheidet klar zwischen einer vollständigen und einer unvollständigen Maschine. Eine unvollständige Maschine ist eine Gesamtheit, die fast eine Maschine bildet, für sich genommen aber keine bestimmte Funktion erfüllen kann. Sie ist dazu bestimmt, in eine andere Maschine oder Anlage eingebaut oder mit ihr zusammengefügt zu werden. Typische Beispiele sind Antriebssysteme, Handhabungsmodule oder Zuführeinheiten.
Rechtlich geregelt ist das Dokument in Artikel 13 der Maschinenrichtlinie in Verbindung mit Anhang II Teil 1 Abschnitt B. Mit ihr erklärt der Hersteller oder dessen Bevollmächtigter, welche grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen angewendet und eingehalten wurden. Sie ist damit zugleich eine Verpflichtungserklärung: Der Hersteller sagt zu, den staatlichen Stellen auf begründetes Verlangen die speziellen technischen Unterlagen nach Anhang VII Teil B zu übermitteln.
Ein zentraler Punkt, der oft übersehen wird: Das Dokument enthält das sogenannte Inbetriebnahmeverbot. Die Inbetriebnahme der unvollständigen Maschine ist so lange untersagt, bis festgestellt wurde, dass die Gesamtmaschine, in die sie eingebaut wurde, ihrerseits den Bestimmungen der Maschinenrichtlinie entspricht. Anders als bei einer vollständigen Maschine erhält eine unvollständige Maschine deshalb keine CE-Kennzeichnung.
Wann ist eine Einbauerklärung notwendig?
Eine Einbauerklärung ist immer dann notwendig, wenn ein Produkt als unvollständige Maschine im Sinne der Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht wird. Maßgeblich ist also nicht, ob es sich um ein technisch komplexes Bauteil handelt, sondern ob es die Definition der unvollständigen Maschine erfüllt: Es ist nahezu eine Maschine, kann aber erst durch den Einbau in eine übergeordnete Maschine oder Anlage seine Funktion erfüllen.
Konkret brauchen Sie das Dokument, wenn Sie als Hersteller, Lieferant oder Inverkehrbringer ein solches Produkt an einen Kunden übergeben, der es anschließend in seine Gesamtmaschine integriert. Die Einbauerklärung wird zusammen mit der Montageanleitung ausgestellt und bleibt der unvollständigen Maschine beigefügt, bis diese in die vollständige Maschine eingebaut ist – danach wird sie Teil der technischen Dokumentation der Gesamtmaschine.
Keine Einbauerklärung benötigen Sie hingegen für eine vollständige Maschine. Diese erhält eine Konformitätserklärung und eine CE-Kennzeichnung. Ob Ihr Produkt rechtlich eine vollständige oder eine unvollständige Maschine ist, lässt sich nicht immer auf Anhieb ermitteln – im Zweifel hilft eine fundierte Einordnung anhand der Definitionen der Richtlinie.
Welche Inhalte muss eine Einbauerklärung enthalten?
Die Pflichtangaben sind in Anhang II Teil 1 Abschnitt B der Maschinenrichtlinie definiert. Eine vollständige Einbauerklärung muss insbesondere enthalten:
- Firmenbezeichnung und Anschrift des Herstellers sowie ggf. seines Bevollmächtigten
- Eindeutige Identifikation der unvollständigen Maschine durch Handelsbezeichnung, Typ, Modell und Seriennummer
- Angabe, welche grundlegenden Anforderungen der Maschinenrichtlinie angewendet und eingehalten wurden
- Erklärung, dass die speziellen technischen Unterlagen nach Anhang VII Teil B erstellt wurden
- Verpflichtung zur Übermittlung dieser Unterlagen an staatliche Stellen auf begründetes Verlangen
- Hinweis zum Inbetriebnahmeverbot sowie Ort, Datum und Unterschrift des Verantwortlichen
Grundlage für die korrekte Angabe der grundlegenden Anforderungen ist immer eine sorgfältige Risikobeurteilung. Sie zeigt, welche Anforderungen für Ihr Produkt relevant sind und ob diese erfüllt werden und ist damit das Fundament jeder belastbaren Einbauerklärung.
Hinzu kommen zwei formale Punkte, die in der Praxis gern unterschätzt werden: Das Dokument muss in einer Amtssprache der EU abgefasst und vom Verantwortlichen unterschrieben sein. Akzeptiert wird dabei die Sprache, die der Hersteller der späteren Gesamtmaschine vorgibt. Zudem sind die speziellen technischen Unterlagen nach Anhang VII Teil B mindestens zehn Jahre ab dem Herstellungsdatum bereitzuhalten, um sie staatlichen Stellen auf begründetes Verlangen vorlegen zu können.
Einbauerklärung und Konformitätserklärung im Vergleich
Beide Dokumente stammen aus derselben Richtlinie, gelten aber für unterschiedliche Produkte. Die folgende Gegenüberstellung zeigt die wichtigsten Unterschiede:
| Kriterium | Einbauerklärung | Konformitätserklärung |
| Gilt für | unvollständige Maschine | vollständige Maschine |
| CE-Kennzeichnung | nein | ja |
| Inbetriebnahme | untersagt bis Einbau in Gesamtmaschine | direkt zulässig |
| Rechtsgrundlage | Anhang II Teil 1 Abschnitt B | Anhang II Teil 1 Abschnitt A |
| Technische Unterlagen | nach Anhang VII Teil B | nach Anhang VII Teil A |
Wichtig zu wissen: Eine Einbauerklärung ersetzt keine Konformitätserklärung – und umgekehrt. Welches Dokument ausgestellt werden muss, hängt allein davon ab, ob es sich um eine vollständige oder eine unvollständige Maschine handelt.
Praxisbeispiel: Einbauerklärung in der Zuführtechnik
Ein Maschinenbauunternehmen aus der Zuführtechnik lieferte ein Zuführmodul als unvollständige Maschine an einen Anlagenbauer. Intern gab es Diskussionen darüber, welche Inhalte die Einbauerklärung tatsächlich enthalten muss und wie weit die Verantwortung des Herstellers reicht.
Die Herausforderung bestand darin, die Anforderungen der Maschinenrichtlinie korrekt zu erfüllen und gleichzeitig den Wissensstand aller Beteiligten – von der Konstruktion bis zum Vertrieb – anzugleichen. Gelöst wurde dies durch die Erstellung einer rechtskonformen Einbauerklärung inklusive einer Checkliste, die für alle Beteiligten nachvollziehbar festhielt, welche Angaben und Nachweise erforderlich sind.
Das Ergebnis: ein deutlich reduzierter interner Abstimmungsaufwand und positive Rückmeldungen der Endkunden, weil die Dokumentation auf Anhieb vollständig war.
Wir erstellen Ihre rechtskonforme Einbauerklärung
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FAQs
1. Gibt es eine Vorlage oder ein Muster für die Einbauerklärung?
Ja, es existieren Vorlagen, die die geforderte Struktur abbilden. Eine Vorlage allein genügt jedoch nicht: Die angegebenen grundlegenden Anforderungen müssen aus Ihrer individuellen Risikobeurteilung hervorgehen. Ein Muster ist also nur die Hülle – die rechtssichere Substanz entsteht erst durch die produktspezifische Bewertung.
2. Was ist eine „erweiterte Einbauerklärung“?
Die erweiterte Einbauerklärung ist eine freiwillige Ergänzung, in der detaillierter angegeben wird, welche grundlegenden Anforderungen bereits erfüllt sind und welche noch offen bleiben. Sie ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erleichtert dem Hersteller der Gesamtmaschine aber die Einordnung erheblich und reduziert Rückfragen.
3. Was ist der Unterschied zwischen Einbauerklärung und Herstellererklärung?
Die „Herstellererklärung“ ist ein Begriff aus der Vorgängerrichtlinie 98/37/EG. Seit Geltung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG heißt das Dokument für unvollständige Maschinen offiziell Einbauerklärung. Wer in älteren Unterlagen noch auf den Begriff Herstellererklärung stößt, meint inhaltlich in der Regel genau dieses Dokument.
4. Wer ist nach dem Einbau für die CE-Kennzeichnung der Gesamtmaschine verantwortlich?
Verantwortlich ist derjenige, der die vollständige Maschine in Verkehr bringt – also der Hersteller der Gesamtmaschine, in die die unvollständige Maschine integriert wurde. Er stellt die Konformitätserklärung aus und bringt die CE-Kennzeichnung an. Die Einbauerklärungen der zugelieferten Komponenten fließen dabei in seine technische Dokumentation ein.
5. Gilt die Einbauerklärung auch für zugekaufte Komponenten von Lieferanten?
Liefert ein Lieferant eine unvollständige Maschine zu, muss er die Einbauerklärung beilegen. Als Integrator sollten Sie diese Dokumente aktiv einfordern und archivieren, denn sie sind Voraussetzung dafür, dass Sie die Konformität Ihrer Gesamtmaschine lückenlos nachweisen können.
6. Was passiert, wenn die Einbauerklärung fehlt oder fehlerhaft ist?
Ohne gültige Einbauerklärung darf die unvollständige Maschine nicht in Verkehr gebracht werden. In der Praxis drohen Lieferverzögerungen, Beanstandungen durch die Marktüberwachung und im Schadensfall Haftungsansprüche. Eine sauber erstellte Erklärung ist damit nicht nur eine Formsache, sondern ein aktiver Schutz für Ihr Unternehmen.