Eine Technische Dokumentation ist weit mehr als ein Pflichtanhang zum Produkt. Sie ist Sicherheitsnachweis, Haftungsabsicherung und ein wertvolles Kommunikationsinstrument zugleich.
Doch wie erstellt man eine Technische Dokumentation, die rechtssicher, normkonform und zugleich verständlich ist?
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie systematisch vorgehen.
Kurzüberblick: Technische Dokumentation in 5 Punkten
- Die Betriebsanleitung ist der zentrale Bestandteil der Technischen Dokumentation.
- Grundlage ist immer die Risikobeurteilung.
- Rechtliche Vorgaben bestimmen Aufbau und Inhalte.
- Zielgruppe und Produktkomplexität beeinflussen Sprache und Detailtiefe.
- Technische Dokumentation ist ein kontinuierlicher Prozess, kein einmaliges Projekt.
Was gehört zur Technischen Dokumentation?
Viele Unternehmen denken bei Technischer Dokumentation ausschließlich an die Betriebsanleitung. Tatsächlich umfasst sie jedoch mehrere Bestandteile. Am Beispiel einer Maschine wären dies:
Externe Dokumentation (für den Anwender)
- Betriebsanleitung
- Konformitätserklärung
- Ersatzteilliste
- Funktionspläne, E-Pläne, Schemata, Zeichnungen
- Zuliefererdokumentationen
Interne Dokumentation (für Behörden & Nachweisführung)
- Risikobeurteilung
- Konstruktionsunterlagen
- Prüfprotokolle
- Berechnungen
Die Betriebsanleitung ist jedoch das Herzstück, da sie sicherheitsrelevante Informationen direkt an den Nutzer vermittelt.
Wie erstellt man eine Betriebsanleitung in 8 Schritten?
1. Produktanalyse und Verwendungszweck klären
Am Anfang steht die grundlegende Frage:
- Wofür ist das Produkt bestimmt?
- Welche Fehlanwendungen sind realistisch?
- Wo, wann und von wem wird das Produkt genutzt?
Ohne klare Definition der bestimmungsgemäßen Verwendung kann keine rechtssichere Anleitung entstehen.
2. Rechtliche Anforderungen definieren
Je nach Produkt gelten unterschiedliche Vorschriften. Diese bestimmen:
- Art der Anleitung
- Struktur der Anleitung
- Inhalte der Anleitung
- Sicherheitsrelevante Informationen und Kennzeichnung
Rechtliche Klarheit schafft Planungssicherheit.
3. Risikobeurteilung als Basis nutzen
Die Risikobeurteilung ist das Fundament der gesamten Betriebsanleitung.
Sie liefert:
- identifizierte Gefahren
- organisatorische Schutzmaßnahmen
- verbleibende Restrisiken
Alle sicherheitsrelevanten Inhalte der Betriebsanleitung leiten sich daraus ab.
4. Zielgruppe festlegen
Eine Anleitung ist meistens für mehrere Zielgruppen geschrieben. Der elektrische Anschluss einer Maschine hat eine andere Zielgruppe, als der Transport oder die Bedienung. Daher müssen die unterschiedlichen Zielgruppen berücksichtigt werden.
Zu definieren sind:
- Qualifikationsniveau
- Sprachkenntnisse
- technische Vorkenntnisse
Dies beeinflusst Terminologie, Satzbau und Detailtiefe der Inhalte.
5. Struktur der Betriebsanleitung entwickeln
Eine klare, normgerechte Struktur sorgt für Übersichtlichkeit und Rechtssicherheit.
Typischer Aufbau:
- Allgemeine Informationen
- Sicherheitsinformationen
- Produktbeschreibung
- Transport
- Montage und Installation
- Inbetriebnahme
- Bedienung
- Wartung
- Störungsbehebung
- Außerbetriebnahme
Eine konsistente Struktur reduziert Fehlbedienungen.
6. Inhalte präzise und normgerecht formulieren
Professionelle Technische Dokumentation zeichnet sich aus durch:
- klare Handlungsanweisungen
- aktive Formulierungen
- eindeutige Begrifflichkeiten
- konsistente Inhalte
Unklare oder missverständliche Aussagen erhöhen das Haftungsrisiko.
7. Visualisierung und Layout integrieren
Eine Betriebsanleitung sollte kein reines Textprodukt sein.
Sinnvolle Ergänzungen:
- Explosionszeichnungen
- Schritt-für-Schritt-Bilder
- Kennzeichnungen von Bedienelementen
Visuelle Klarheit erhöht die Nutzerfreundlichkeit deutlich.
8. Prüfung, Freigabe und Pflege organisieren
Vor Veröffentlichung sind erforderlich:
- inhaltliche technische Prüfung
- Verständlichkeit, Rechtschreibung, Satzbau
- Normenabgleich zur inhaltlichen Vollständigkeit
- dokumentierter Freigabeprozess
Darüber hinaus muss geregelt sein:
- Wie werden Änderungen gepflegt?
- Wer ist verantwortlich?
- Wie wird Versionierung dokumentiert?
Ein sinnvoller Redaktionsprozess ist unerlässlich.
Praxisperspektive: Wann eine externe Unterstützung sinnvoll ist
Die Frage „wie erstellt man eine Technische Dokumentation“ klingt zunächst banal. In der Praxis aber, ist diese Frage jedoch sehr komplex.
Unternehmen stehen häufig vor Herausforderungen wie:
- fehlende interne Ressourcen
- unklare Anforderungen
- gewachsene, inkonsistente Dokumente
- Übersetzungsprobleme
- steigende Haftungsrisiken
Als spezialisierter Dienstleister unterstützt MT Redaktion Unternehmen aus Maschinen- und Anlagenbau bei:
- der normkonformen Erstellung Ihrer Technischen Dokumentation
- der Überarbeitung bestehender Betriebsanleitungen
- der Strukturierung Ihrer Betriebsanleitungen und Technischen Dokumentationen
- der Optimierung Ihrer Redaktionsprozesse
Checkliste: Technische Dokumentation erstellen
✔ Verwendungszweck definiert
✔ Rechtsanforderungen geprüft
✔ Risikobeurteilung ausgewertet
✔ Zielgruppe festgelegt
✔ Struktur der Betriebsanleitung erstellt
✔ Sicherheitskonzept umgesetzt
✔ Inhalte technisch geprüft
✔ Visualisierungen integriert
✔ Freigabe dokumentiert
✔ Aktualisierungsprozess definiert
FAQ – Vertiefende Fragen aus der Praxis
Wie verändert sich die Betriebsanleitung durch die neue EU-Maschinenverordnung?
Die neue Verordnung stärkt digitale Dokumentationsformen und präzisiert Anforderungen an Sicherheitsinformationen. Unternehmen sollten ihre bestehenden Anleitungen prüfen und gegebenenfalls anpassen.
Welche typischen Fehler führen zu Haftungsproblemen?
Häufige Ursachen sind:
- fehlende Sicherheitsinformationen
- nichtkonforme Warnhinweise
- widersprüchliche oder fehlende Informationen in der Anleitung
- fehlende Aktualisierung bei Produktänderungen
Lohnt sich ein Redaktionsleitfaden?
Ja. Ein interner Redaktionsleitfaden sorgt für:
- konsistente Terminologie
- einheitliche Struktur und Aufbau von Inhalten
- effizientere Erstellung neuer Inhalte
- klare Prozesse für eine effektive Arbeitsweise
Wie lässt sich der Aufwand bei der Erstellung langfristig reduzieren?
Durch:
- modulare Textbausteine und Wiederverwendung von Inhalten
- klare Prozesse definieren sowie Zuständigkeiten klären
- Einsatz eines CCMS-Systems (Redaktionssystem)
- frühzeitige Einbindung der Technischen Redaktion in Entwicklungsprojekte